私は情シス部門に対して常々お願いしていることがあります。それが表題になります。
システムを導入する主な目的は「業務の効率化」でしょうが、それ以外にも「業務の標準化」があると私は考えます。標準化とは、端的に言えば、誰がやっても、初心者がやっても、ほぼ同じ結果になるような業務構築と言えます。この、効率化と標準化は時には相反することになる場合があります。
大抵の事務業務にはシステムが導入されています。それと共にルールが制定されており、そのルールに従い、システムを使用して業務を進めることになります。ここで言う「システム」は、外部会社や専門部署が構築したシステムだけではなく、例えばエクセルファイルのような自部門で汎用アプリを使用して作った簡易的な仕組みも含みます。そして、システムでカバーできない部分はルールで規定してできるだけ明確化するようにしているのが常かと考えます。
しかし、このルールというのは時には明確になっていなかったり、時には実質的に運用されておらず無視された形になっていたりして、意味がないことがあります。また、ルールである以上、逸脱することは可能なので、意図するしないに関わらず、従わない人が必ず出てきます。そこで、ルールを守らせるための仕組みが必要になってくる、ということになります。
この「ルールを守らせるための仕組み」に重要な役割を担うのがシステムになります。つまり、システムは「こうしかできない」ための仕組みとして非常に重要だと考えております。となると、必然的に柔軟な業務運営とは相反する部分が発生し、時には非常に面倒くさく、非効率な場合も出てきます。つまり「システムを入れることにより非効率になる」わけです。
多くの人は「システム導入すれば効率的に（仕事が楽に）なる」と考えるので、上記のようなことが発生すると文句を言うことになります。しかし私は、それは自分の業務しか考えておらず、視野が狭い、と言わざるを得ないとの認識です。
また「こうしかできない」ということは不正を防ぐことにつながることも多いです。人間というものは弱いもので、何かの拍子で「あ、これ行けるんだ」と気づくと何度も繰り返し、エスカレートし、最後にはバレて懲戒対象になる、ということが起こったりします。つまり、そのような弱さを押しとどめる、弱い人間を結果的に救うためにもシステムは重要な役割を果たす、と考えております。
これは私の経験からの主観にはなりますが、今までの会社では優良企業と言われる会社ではこの「できない」仕組みが整備されている、という感覚があります。これが却って業務の整流化にもつながっているようにも思います。
